“Früher haben wir unzählige Stunden mit Excel-Listen und E-Mails verbracht. Dank mykori können wir uns endlich auf das Wesentliche konzentrieren – den persönlichen Kontakt zu unseren Vereinen. Die Software nimmt uns etwa 60% des administrativen Aufwands ab und gibt uns die Zeit zurück, die wir jetzt in Beratung und Beziehungspflege investieren.”
Martin Budde, Marketing
Als Genossenschaftsbank lebt die VR-Bank eG Osnabrücker Nordland gesellschaftliches Engagement: Jährlich fördert sie zahlreiche regionale Vereine und Projekte und setzt auf moderne Technologien, um genossenschaftliche Teilhabe und nachhaltige Wertschöpfung in der Region zu stärken.
Ausgangssituation: Anspruchshaltung kommt an ihre Grenzen
Über Jahre hatte die VR-Bank eG Osnabrücker Nordland einen Förderprozess entwickelt, der zuverlässig funktionierte und den hohen Ansprüchen an Wirksamkeit gerecht wurde. Mit der Zeit jedoch stiegen sowohl das Fördervolumen als auch die Zahl der Anträge kontinuierlich an – und damit wuchsen die Ansprüche an Koordination und Nachvollziehbarkeit. Insbesondere bei bereichsübergreifenden Förderprojekten zeigte sich, dass das bisherige manuelle Vorgehen an seine Grenzen kam. Wichtige Informationen waren auf mehrere Systeme und Dateien verteilt, wodurch viel Aufwand nötig war, um stets den Überblick zu behalten.
Oft stellten sich im alltäglichen Fördermanagement Fragen wie:
“Wurde die Institution schon einmal von uns unterstützt?”
“Haben wir die aktuellen Bescheide vorliegen?”
“Wer hat wann welche Entscheidung getroffen?”
“Ist ein neuer Antrag bereits eingegangen?”
“Welche Mittel wurden wann eingesetzt – und mit welchem Ergebnis?”
Zwar ließen sich all diese Fragen beantworten, doch die Antworten mussten mühsam aus verschiedenen E-Mails, Excel-Listen und Gesprächsnotizen zusammengesucht werden. Die fehlende zentrale Übersicht erhöhte den Abstimmungsaufwand erheblich und barg das Risiko, dass etwas übersehen wird.
Es wurde deutlich: Sollte das regionale Engagement weiter wachsen, braucht es eine Digitalisierung des Fördermanagements. „Wir wollten nicht nur digitalisieren, sondern gleichzeitig Wcirkung und Nähe steigern“, betont Budde.
Gewünscht war ein Fördermanagement, das in jeder Phase absolute Klarheit bietet – mit einem jederzeit abrufbaren Überblick über jede einzelne Förderung und das gesamte Engagement. Dazu sollten schlanke, eindeutig geregelte Freigabeprozesse mit glasklaren Zuständigkeiten eingeführt werden, flankiert von einer lückenlosen Dokumentation, die Vorstand, Gremien sowie Mitarbeitenden maximale Nachvollziehbarkeit garantiert.
Die Lösung: Digitales Fördermanagement mit Weitblick
Um diese Ziele zu erreichen, holte die VR-Bank Osnabrücker Nordland mykori als Partner an Bord. mykori ist eine Lösung für digitales Fördermanagement, die sich genau auf die Strukturen und Prozesse der individuellen Banken anpasst. “Gemeinsam mit dem mykori-Team wurden die bestehenden Abläufe unserer Bankerfasst und Schritt für Schritt digital abgebildet.” berichtete Martin Budde. “… jeder Prozessschritt – vom Eingang eines Förderantrags über die interne Freigabe bis hin zur Kommunikation mit Antragstellern und dem abschließenden Reporting – läuft nun zentral in mykori.”
Die Implementierung verlief schnell und reibungslos: Nach einem kurzen Onboarding war die Lösung live im Einsatz. Der Umstieg wurde eng mit allen Beteiligten abgestimmt, sodass sich alle Mitarbeitenden frühzeitig mit der neuen Plattform vertraut machen konnten. Wichtige Funktionen wie das Dashboard, Filter- und Historienansichten sowie die Rollen- und Rechteverwaltung wurden direkt auf die Praxis der VR-Bank eG Osnabrücker Nordland zugeschnitten. „Nach kürzester Zeit fühlte sich das System an, als wäre es schon immer da gewesen“, erinnert sich Budde.
Besonders hervorzuheben ist die Art der Zusammenarbeit mit mykori: „Wir konnten jederzeit anrufen und haben sofort eine pragmatische Lösung bekommen“, so Budde. Eigene Wünsche und Anregungen wurden vom mykori-Team offen aufgenommen und zügig umgesetzt. Zudem erwies sich die Software als individuell konfigurierbar für regionale Besonderheiten (etwa spezielle Richtlinien zur Mittelverwendung), ohne dass dafür zusätzliche Programmierung nötig war. Insgesamt hat mykori damit nicht nur ein Tool geliefert, sondern das Projekt als echter Partner begleitet.
Wirkung: Im Alltag, der Kommunikation und der Nachfolge
Wirkung Im Alltag
Durch die Einführung von mykori ist der gesamte Förderprozess der VR-Bank eG Osnabrücker Nordland erstmals durchgängig digitalisiert. Dies zeigt Wirkung – insbesondere im Arbeitsalltag des Teams. Die wichtigsten Verbesserungen:
Vollständige Antragsbearbeitung in unter 10 Minuten: „Wir erledigen einen Antrag jetzt in weniger als zehn Minuten, weil mykori uns automatisch die Daten zusammenstellt“, freut sich Budde. Routinearbeiten wurden drastisch reduziert. Dank zentraler Statusübersichten in mykori entfallen viele manuelle Abstimmungen und Doppeleingaben. Das Team sieht nun auf einen Blick, welche Anträge in welcher Phase sind, ohne zeitaufwändig Daten zusammenzutragen.
Klare Vertretungsregelungen: Weil alle Vorgänge und Entscheidungen in mykori dokumentiert sind, können Teammitglieder sich leichter vertreten. Fällt eine Person aus oder übernimmt jemand neu einen Antrag, ist sofort ersichtlich, was der aktuelle Stand ist. Unklare Zuständigkeiten gehören der Vergangenheit an – jeder weiß, was zu tun ist.
Schnellere Reaktionen: Parallel laufende Förderanfragen sind nun sofort einsehbar und bearbeitbar. Über das mykori-Dashboard behält das Team auch bei vielen gleichzeitigen Projekten den Überblick und kann zügig auf neue Anliegen reagieren. Kein Antrag geht mehr „unter“, und die Bearbeitungszeiten haben sich deutlich verkürzt.
Wirkung in der Kommunikation
Nicht nur die internen Abläufe, auch die Kommunikation – intern wie extern – hat sich durch mykori weiterentwickelt.
Volle Transparenz gegenüber Gremien und Prüfern: Vorstand, Aufsichtsrat und andere Gremien können nun jederzeit auf aussagekräftige Auswertungen zugreifen. Alle Fördermaßnahmen und eingesetzten Mittel sind über mykori lückenlos nachvollziehbar. Berichte, z.B. für Prüfungen oder Jahresabschlüsse, lassen sich per Knopfdruck erstellen. „Wir können jede Anfrage schnell beantworten – das schafft richtig Transparenz“, erklärt Budde.
Mehr Zeit für den Vereinskontakt: Da mykori einen Großteil der Verwaltungsarbeit automatisiert, bleibt beim Team um Herrn Budde endlich mehr Raum für den direkten Austausch mit den Vereinen. Anstatt über Tabellen zu brüten, können die Kolleg:innen nun persönlich zuhören, beraten und Impulse geben. Jeder Antragsteller erhält sofort eine digitale Eingangsbestätigung und zeitnah Feedback zu seinem Antrag. Dieses proaktive, wertschätzende Kommunizieren wird von den Vereinen sehr positiv aufgenommen – aus einem formalen Antrag wird so der Startpunkt für einen echten Dialog auf Augenhöhe. Das Ergebnis: aus Antragstellern werden Partner, die sich noch stärker mit der Bank verbunden fühlen. „Genau das macht unsere Arbeit richtig sinnstiftend“, so Budde.
Wirkung in der Nachfolge
Ein oft unterschätzter Aspekt von digitalisierten Prozessen zeigte sich bei der VR-Bank eG Osnabrücker Nordland in einem besonderen Moment: dem Wechsel in der Zuständigkeit. Der langjährige Mitarbeiter, Martin Budde, zuständig für die Regionalförderung, bereitete seine Übergabe an eine Nachfolgerin vor. Dabei zeigte sich der zentralisierte Wissenstransfer als großer Vorteil. Alle relevanten Informationen, Kontakthistorien und Entscheidungsgrundlagen waren in mykori hinterlegt – systemgestützt und transparent abrufbar.
Nahtloser Wissenstransfer: Durch die lückenlose Dokumentation jedes Schritts ging beim Personalwechsel kein Know-how verloren. Die Nachfolgerin von Martin Budde konnte nahtlos an die bestehende Förderarbeit anknüpfen, da sämtliche Vorgänge, vom ersten Antrag bis zur Mittelverwendung, direkt in mykori einsehbar waren.
Zukunftssichere Prozesse: Die Förderplattform bildet auch individuelle Anforderungen der VR-Bank eG Osnabrücker Nordland ab. So ließen sich z.B. regionale Besonderheiten bei der Verteilung der Reinerträge problemlos im System konfigurieren. Änderungen in Richtlinien oder Verantwortlichkeiten können flexibel umgesetzt werden, ohne den Prozess zu unterbrechen. Damit ist das Fördermanagement nicht nur für aktuelle Anforderungen gewappnet, sondern bleibt auch langfristig anpassungsfähig.
Martin Budde selbst erlebte die erleichterte Übergabe als Bestätigung dafür, dass Struktur und Vertrauen Hand in Hand gehen: „Früher hätte ich Unmengen an Dateien und Mails weitergeben müssen. Jetzt war alles schon in mykori dokumentiert – das hat die Übergabe vom Pflichttermin zu etwas ganz Unaufgeregtem gemacht.“ Tatsächlich wurde aus einer potenziellen Belastungsprobe ein positives Erlebnis: Struktur trägt Vertrauen – auch über Personalwechsel hinaus.
Fazit und Ausblick
Kundenstimmen
VR-Bank Osnabrücker-Nordland eG
Mit mykori hat die VR-Bank eG Osnabrücker Nordland gezeigt, dass digitale Effizienz und gelebte Nähe sich gegenseitig verstärken, wenn eine passgenaue Plattform Routinearbeit übernimmt und gleichzeitig Freiraum für persönlichen Austausch schafft. Die neu gewonnene Transparenz und Zeit fließen unmittelbar in das regionale Engagement und schaffen spürbaren Mehrwert für Vereine, Mitglieder und Bank gleichermaßen.
Was kommt als Nächstes?
Wirkung skalieren – Neue Förderinitiativen lassen sich in mykori selbstständig innerhalb von Minuten anlegen und verwalten.
Daten clever nutzen – Präzise Reports zeigen, welche Projekte den größten Impact haben, und helfen, Mittel noch gezielter einzusetzen.
Erfahrungen teilen – Als Best-Practice lädt die VR-Bank eG Osnabrücker Nordland andere Genossenschaftsbanken ein, von ihren Learnings zu profitieren und das genossenschaftliche Engagement gemeinsam weiterzuentwickeln.
Ihr nächster Schritt
Entdecken Sie in einem persönlichen Kennenlernen, wie mykori auch in Ihrem Haus Prozesse verschlankt, Transparenz schafft und Zeit für das Wesentliche zurückgibt.